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circulation:prestiti_in_corso
Traduzioni di questa pagina:

Prestiti in corso

La pagina dei prestiti in corso ha molte funzioni, legate al controllo delle movimentazioni; la principale funzione è quella di generare solleciti di rientro per i prestiti in ritardo.

Ricerca

La prima parte della pagina è destinata alle ricerche, che permettono di filtrare le movimentazioni su cui si vogliono impostare determinate azioni.

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Biblioteca di provenienza Si sceglie la biblioteca da cui provengono gli esemplari movimentati.
Se non si sceglie alcuna biblioteca ( - ), la ricerca sarà estesa agli esemplari provenienti da qualsiasi biblioteca.Strategie di ricerca:Elenco di tutti i prestiti consegnati ad utenti della biblioteca in cui si sta lavorando:
Biblioteca di provenienza: -
Biblioteca di destinazione: la biblioteca in cui si sta lavorando
N.B.: Se si usa questa ricerca per generare solleciti di ritardi, si sceglie di sollecitare prestiti consegnati ad utenti nella biblioteca in cui si lavora per qualsiasi esemplare (qualsiasi biblioteca di provenienza dell'esemplare).
Elenco di tutti i presti interbibliotecari (cioè provenienti da altre biblioteche) consegnati ad utenti della biblioteca in cui si sta lavorando:
Biblioteca di provenienza: <tutte tranne la mia>
Biblioteca di destinazione: la biblioteca in cui si sta lavorandoElenco di tutti i prestiti locali (cioè prestiti di esemplari gestiti dalla biblioteca e consegnati ad utenti della biblioteca):
Biblioteca di provenienza: la biblioteca in cui si sta lavorando
Biblioteca di destinazione: la biblioteca in cui si sta lavorando
Biblioteca di destinazione Si sceglie la biblioteca a cui sono destinati gli esemplari movimentati.
Se non si sceglie alcuna biblioteca ( - ), la ricerca sarà estesa agli esemplari destinati a qualsiasi biblioteca.Strategie di ricerca:Elenco di tutti i prestiti di esemplari provenienti dalla biblioteca in cui si sta lavorando e consegnati a qualsiasi utente (quindi sia prestiti locali che interbibliotecari):
Biblioteca di provenienza: la biblioteca in cui si sta lavorando
Biblioteca di destinazione: -
N.B.: Se si usa questa ricerca per generare solleciti di ritardi, si sceglie di sollecitare prestiti consegnati a qualsiasi utente in qualsiasi biblioteca per i soli esemplari provenienti dalla biblioteca in cui si lavora.Elenco di tutti i presti interbibliotecari provenienti dalla biblioteca in cui si sta lavorando consegnati ad utenti di altre biblioteche:
Biblioteca di provenienza: la biblioteca in cui si sta lavorando
Biblioteca di destinazione: <tutte tranne la mia>
Biblioteca finale Biblioteca in cui si conclude il prestito (in cui il documento viene riconsegnato), e che può essere diverso dalla biblioteca che ha consegnato il libro (destinazione). Questa ricerca riguarda solo prestiti conclusi, e quindi occorre che sia spuntata la casella “compresi conclusi e annullati”.
Biblioteca di gestione La biblioteca che ha in gestione l'esemplare.
Stato del prestito Selezionare lo stato di circolazione che interessa.
Solo scaduti Se si spunta questa casella la ricerca viene limitata agli esemplari in prestito che risultano scaduti alla data della richiesta.
Con prenotazione pendente Se si spunta questa casella la ricerca viene limitata agli esemplari a cui è collegata una prenotazione pendente. Se, ad esempio, si spuntano le caselle ”solo scaduti” e ”con prenotazione pendente” si può limitare l'attività di sollecito prestiti in ritardo ai soli esemplari in ritardo con prenotazione in attesa.
Compresi conclusi e annullati Include nella ricerca i prestiti conclusi (cioè consegnati) e quelli annullati, normalmente esclusi dalle ricerche.
Rinnovi Limita la ricerca ai prestiti che hanno avuto un certo numero di rinnovi (o proroghe).
Solleciti Limita la ricerca ai prestiti che hanno avuto un certo numero di solleciti.
Per l'attività di sollecito, se si ricrercano prestiti in ritardo con numero solleciti uguale a “0”, si limita l'attività di sollecito ai prestiti mai sollecitati.
Data di uscita Per data di uscita si intende la data in cui il documento è stato consegnato in prestito.
I due campi di data permettono di definire un intervallo.
Se si compila solo la prima data, la ricerca viene limitata ai documenti consegnati in prestito a partire da questa data.
Se si compila solo la seconda data, la ricerca viene limitata ai documenti consegnati in prestito prima di questa data.
Data di restituzione Per data di restituzione si intende la data in cui il documento a prestito dovrebbe essere riconsegnato.
I due campi di data permettono di definire un intervallo.
Se si compila solo la prima data, la ricerca viene limitata ai documenti la cui restituzione è attesa a partire da questa data.
Se si compila solo la seconda data, la ricerca viene limitata ai documenti la cui restituzione è attesa prima di questa data.Es.: Se nell'attività di sollecito si vogliono sollecitare i documenti in ritardo da più di 7 giorni, si compila nel secondo campo la data di 7 giorni antecedente a quella in cui si effettua l'operazione.
Data di rientro Indica la data di riconsegna effettiva del prestito. La ricerca vale solo per i prestiti conclusi.
Scegli utente Se si clicca su scegli utente si apre una finestra da cui è possibile selezionare un utente. In questo caso le ricerche impostate saranno limitate all'utente prescelto.
Contatto E' possibile filtrare le ricerche per utenti con o senza il contatto selezionato (si può anche scegliere se tale contatto deve essere preferenziale).Es.: Nell'attività di sollecito, si può scegliere di sollecitare prima tutti gli utenti dotati di e-mail (per spedire un sollecito multiplo via e-mail) e poi dotati di cellulare (per spedire un sollecito via sms). Quindi filtrando la ricerca per prestiti con solleciti 0 (cioè mai sollecitati), si procede al sollecito cartaceo o telefonico di utenti senza mail o senza cellulare.

Sollecita prestiti in corso

Dalla pagina dei Prestiti in corso, è possibile eseguire solleciti sui prestiti in ritardo e non ancora restituiti. Questi sono messi in evidenza dalla bordatura rossa della data di prevista restituzione e dalla possibilità di selezionare il link sollecita tra le Azioni eseguibili sul prestito.

Prestiti in corso - titolo in ritardo

NOTA: la colonna “rinnovi/solleciti” riassume la quantità di rinnovi e solleciti già effettuati su quel prestito.

L'operazione di sollecito si compone di 3 passaggi:

E' inoltre possibile avere in qualsiasi momento un Riepilogo dei solleciti effettuati.

Selezione della modalità di sollecito

In Clavis è possibile eseguire il sollecito in due modi principali:

Sollecito sul singolo prestito

Quando nella colonna Azioni relativa ad un prestito in corso compare il link sollecita, significa che la durata del prestito è scaduta (la data prevista di restituzione è bordata di rosso), e quindi si può procedere al sollecito.

Cliccando sul link sollecita si apre una schermata (Gestione notifica utente) che riepiloga i dati sui prestiti relativi all'utente da sollecitare e i possibili canali per eseguire la notifica del sollecito. Per eseguire il sollecito e la notifica è indispensabile selezionare il canale di sollecito.

Pagina di gestione notifiche utente

La Pagina per la Gestione delle Notifiche all'utente è suddivisa come segue:

1. Prestito in ritardo: viene visualizzato il prestito in ritardo per il quale si è selezionato l'azione di sollecito. La casellina di spunta sulla sinistra risulta selezionata.

Gestione Notifiche Utente - prestito in ritardo selezionato

2. Altri prestiti in ritardo dell'utente: qualora all'utente a cui si sta notificando il sollecito risultino associati altri prestiti in ritardo, questi vengono segnalati in questa tabella. Se si ritiene di sollecitare anche questi prestiti in ritardo, selezionare la casellina di spunta sulla sinistra.

Gestione Notifiche Utente - altri prestiti in ritardo

3. Canali di sollecito: è possibile selezionare il canale specifico per il sollecito ed, eventualmente, inserire una nota relativa al sollecito che si sta per effettuare.

Gestione Notifiche Utente - canali di sollecito

4. Storico Notifiche: riassume tutte le notifiche effettuate all'utente selezionato.

Storico notifiche

Storico notifiche utente

lo Storico Notifiche è visibile anche nella nella pagina Dettaglio Utente, cliccando sulla linguetta Altro

Per eseguire il sollecito e la notifica è indispensabile selezionare il canale di sollecito.

Sollecito multiplo

Dalla pagina dei prestiti in corso è possibile selezionare più titoli da notificare simultaneamente a diversi utenti.

Solleciti multipli

Una volta spuntate le caselle relative ai prestiti da notificare, è sufficiente premere il pulsante Prepara solleciti multipli. Verrà quindi presentato il riepilogo degli utenti da notificare con relativi contatti disponibili.

Prepara solleciti multipli

Infine, per eseguire il sollecito e la notifica è indispensabile selezionare il canale di sollecito.

Canali disponibili

Attraverso i solleciti multipli è possibile notificare contemporaneamente tutti gli utenti per cui è disponibile un contatto valido per il canale di sollecito scelto. Poichè tra i canali di sollecito sono presenti tutte le possibilità attive per almeno uno degli utenti da notificare, sarà opportuno fare attenzione che il canale che verrà selezionato sia effettivamente disponibile per tutti gli utenti da notificare (quindi che sia spuntata la relativa casella). In ogni caso verranno notificati tutti gli utenti per cui è disponibile quel canale.
In questo senso può essere utile utilizzare preventivamente, in fase di ricerca, i filtri “con contatto” e “solleciti”.

Selezione del canale di sollecito

Una volta scelta la modalità di sollecito, andrà selezionato dall'apposito menu a tendina il canale da utilizzare per eseguirlo. I canali visibili sono filtrati sulla base dei contatti disponibili per quell'utente. Attualmente i canali selezionabili possono essere: E-Mail, Posta ordinaria, SMS, Telefono o Cellulare.
Nel caso di solleciti multipli, verranno notificati tutti i destinatari che hanno il relativo canale abilitato.

Canali di sollecito

E-Mail

Canali di sollecito E-Mail

Selezionando il canale E-Mail vengono visualizzati i parametri specifici del sollecito e un'anteprima (quindi non modificabile) del modello di mail che verrà inviata.

I parametri specifici che è possibile selezionare sono:

  • il mittente della mail, ovvero da quale indirizzo verrà inviata;
  • il modello della mail da inviare;
  • se notificare anche tutti i prestiti in ritardo per quell'utente
  • se eseguire la notifica con un programma di mail (es. Outlook, Thunderbird, ecc.) esterno a Clavis

Una volta verificata la correttezza del sollecito/notifica, è possibile eseguire e registrare il sollecito.

Posta ordinaria

Canali di sollecito Posta ordinaria

Selezionando il canale Posta ordinaria viene fornita la possibilità di selezionare il modello e il formato di stampa della lettera da inviare.

Una volta selezionato il modello corretto, è possibile, tra le opzioni di stampa, includere nella lettera anche tutti i prestiti in ritardo per quell'utente. Quindi premere il pulsante ”scarica documento” per scaricare la lettera da stampare.

Canali di sollecito Posta ordinaria - parametri

Una volta verificata la correttezza del sollecito/notifica, è possibile eseguire e registrare il sollecito.

SMS

Canali di sollecito SMS

Selezionando il canale SMS vengono visualizzati i parametri specifici del sollecito e un'anteprima (quindi non modificabile) del modello di sms che verrà inviato.

I parametri specifici che è possibile selezionare sono:

  • il mittente dell'SMS;
  • il modello dell'SMS da inviare;
Testo del messaggio

Visto il limitato numero di caratteri a disposizione per la notifica, nei modelli del canale SMS non viene notificato il titolo dell'esemplare in ritardo, ma la quantità di esemplari in ritardo per l'utente selezionato.

Nel caso in cui la biblioteca abbia esaurito il credi a disposizione per gli SMS, viene visualizzato un apposito messaggio e non sarà possibile eseguire la notifica per questo canale. Sollecito SMS  - no credito

Una volta verificata la correttezza del sollecito/notifica, è possibile eseguire e registrare il sollecito.

Telefono (MANUALE) / Cellulare (MANUALE)

Canali di sollecito Manuale]]

Selezionando il canale Telefono o il canale Cellulare viene evidenziato che il canale selezionato è MANUALE, ovvero sarà l'operatore a eseguire il sollecito utilizzando il mezzo opportuno.
Tra i parametri del sollecito, una tabella riepilogherà i dati di contatto per gli utenti. Nel caso in cui non siano presenti contatti per gli utenti selezionati, comparirà un avviso in rosso. In questo caso bisognerà togliere la spunta dalle caselle degli utenti privi di contatto nella precedente tabella di selezione, per evitare di eseguire erroneamente la registrazione del sollecito.

Una volta effettuato il sollecito, è possibile registrarlo.

Registrazione canale manuale

Esecuzione e registrazione dell'avvenuto sollecito

Una volta selezionato il canale di sollecito, è sufficiente eseguire la notifica e registrarla nel sistema, premendo il pulsante ”esegui sollecito/notifica”.

Esegui Sollecito

Se la notifica è andata a buon fine viene visualizzato in verde il messaggio relativo (nella barra delle notifiche di Clavis, in basso) con il numero di solleciti eseguiti.

Sollecito eseguito con successo

Inoltre il contatore dei solleciti relativi ai prestiti notificati viene incrementato di una unità.

Incremento sollecito

Riepilogo dei solleciti effettuati

Per ogni utente, sono riassunti i solleciti effettuati nella sua pagina Dettaglio Utente.

1. Della sezione Prestiti, nell'area Azioni Storiche, dove sono evidenziati i singoli solleciti effettuati, con la relativa data e l'eventuale nota.

solleciti03.jpg

2. Dalla sezione Altro, nell'area Lista Notifiche per l'Utente.

Storico notifiche utente In questa sezione è possibile inoltre verificare lo stato delle notifiche, cliccando sul pulsante “Controlla consegna notifiche”. Gli stati possibili sono:
- inviata, indica che la notifica è stata inviata dall'operatore
- pendente, incica che la notifica è stata inviata ed è in attesa di essere ricevuta dall'utente
- confermata, indica che la notifica è stata ricevuta dall'utente
- in errore, indica che sono occorsi degli errori nella consegna della notifica

Inoltre per ogni esemplare sono registrati i solleciti effettuati. Dalla Pagina dell'esemplare, nella sezione Dettagli, area Azioni storiche Sull'esemplare.

Storico notifiche esemplare

circulation/prestiti_in_corso.txt · Ultima modifica: 20/12/2012 14:36 (modifica esterna)