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Traduzioni di questa pagina:

Prenotazioni

La pagina Prenotazioni permette di ricercare e gestire le sole prenotazioni soddisfacibili dalla biblioteca attuale. Questo significa che da questa pagina l'operatore può scegliere quali prenotazioni soddisfare ed iniziare l'operazione di prestito.

La pagina si apre con l'elenco di tutte le prenotazioni per cui la biblioteca dispone di almeno un esemplare in grado di soddisfare il prestito. Inoltre sono evidenziate (tramite una bandierina rossa sulla sinistra della riga corrispondente) le prenotazioni per cui la biblioteca attuale è, al momento, l'unica in grado di soddisfare il prestito. Ovvero, mentre tutte le altre prenotazioni sono visibili ad almeno un'altra biblioteca, quelle evidenziate tramite bandierina sono visibili esclusivamente alla biblioteca attuale.

Prenotazioni visibili

la pagina filtra automaticamente le prenotazioni per ottimizzare la circolazione del materiale (ovvero ridurre gli interprestiti non necessari). Per questo motivo se la biblioteca indicata per il ritiro possiede e ha disponibile in quel momento il materiale prenotato, quella prenotazione sarà visibile solo ad essa e non alle altre biblioteche della rete.

Una prenotazione pendente, per poter essere soddisfatta, va presa in gestione. La “presa in gestione” di una prenotazione comporta la scomparsa della stessa dalla pagina Prenotazioni delle altre biblioteche in grado di soddisfarla, permettendo all'operatore di recuperare il materiale e verificare di essere effettivamente in grado di soddisfarla. Per questo motivo la pagina è divisa in due aree: le prenotazioni Pendenti e le Prese in gestione.

Pendenti

In cima alla pagina sono presenti alcuni filtri che permettono di raffinare l'elenco, selezionando le prenotazioni soddisfacibili secondo i parametri indicati:

  • Sezione, elenca le Sezioni della biblioteca attuale
  • Collocazione, permette di specificare una collocazione
  • Barcode o Numero di inventario, permette di indicare l'esemplare con cui si intende soddisfare la prenotazione
  • Max distanza, filtra per distanza di prenotazione minore o uguale a quella selezionata (NB: se le operazioni a bacini sono attivate a livello di sistema)
  • Tipo prenotazione, filtra in base al tipo della prenotazione (se attivata a livello di sistema). Di default il valore “normale” significa “assenza di tipo”
  • Destinazione, permette di filtrare per la biblioteca indicata per il ritiro del prestito (biblioteca di destinazione)
  • Utente, permette di ottenere l'elenco di prenotazioni nella cui coda compare l'utente specificato. NOTA: non necessariamente l'utente sarà il primo in coda, nel qual caso sarà necessario utilizzare la colonna prenotazioni gestibili per prendere in gestione quella dell'utente desiderato.

La tabella che mostra le prenotazioni mostra una sola riga per titolo ed è divisa come segue:

flag
Accanto al segno di spunta della riga, sulla sinistra, viene mostrata una bandierina rossa nel caso in cui la biblioteca attuale sia l'unica in grado di soddisfare la prenotazione. In questo senso sarà sempre presente nel caso di prenotazioni sulla copia, mentre nel caso di prenotazioni su titolo indicherà che nel sistema quella è l'unica biblioteca ad avere il materiale a disposizione in questo momento.
titolo Il titolo prenotato.
Nel caso di prenotazioni sulla copia, viene mostrata accanto al titolo l'icona di un libro .
destinatario (prestiti) →destinazione L'utente che ha effettuato la prenotazione e, tra parentesi, il numero di prestiti in corso per quell'utente. Nel caso di prestiti extra-sistema viene indicata la biblioteca di destinazione del prestito.
Sotto al nome dell'utente viene indicata la biblioteca di destinazione del prestito, che l'operatore (o l'utente) ha indicato come biblioteca per il ritiro.
max distanza :!: Solo nel caso di circolazione a bacini.
Mostra il grado di visibilità definito per la prenotazione. L'assenza del numero indica una prenotazione sulla copia, il numero 0 indica che è visibile alla sola biblioteca attuale, il numero 1 indica che la prenotazione è visibile anche alle biblioteche dello stesso bacino della biblioteca attuale. Un numero superiore indicherà che la stessa prenotazione è visibile a tutte le biblioteche con una distanza (rispetto all'attuale) compresa entro quel numero.
richiesta il La data e l'ora in cui è stata effettuata la prenotazione.
scade il La data di scadenza della prenotazione, al termine della quale la prenotazione verrà automaticamente cancellata.
pren. dall'oper. Indica l'operatore che ha effettuato la prenotazione, oppure, nel caso in cui sia stata fatta dall'utente attraverso il portale, viene riportata la dicitura da Opac.
es. candidato Esemplare candidato
Propone una collocazione possibile per soddisfare la prenotazione.
pren. gestibili Prenotazioni gestibili
Indica il numero di prenotazioni soddisfacibili con il materiale presente in biblioteca. Cliccando sul numero è possibile aprire in un popup la coda delle prenotazioni, scegliendo quale soddisfare tra quelle proposte. In questo senso, nel caso in cui siano presenti più copie di un titolo con diverse prenotazioni, dal popup sarà possibile prendere in gestione un numero di prenotazioni pari al numero di copie presenti in biblioteca.
P.S. questo numero corrisponderà sempre al minore tra i due numeri della colonna seguente. (vedi Prenotazioni gestibili)
es.disp./coda Esemplari disponibili / Prenotazioni in coda
Il primo numero indica gli esemplari in grado di soddisfare la prenotazione presenti nella biblioteca attuale in questo momento. Il secondo numero indica il numero di prenotazioni sullo stesso titolo.
Il minore tra questi due numeri corrisponderà alle prenotazioni gestibili dalla biblioteca in questo momento.
azioni Le azioni possibili sulla prenotazione pendende sono:
Vedi: apre una finestra popup con il dettaglio della prenotazione.
Annulla: apre una finestra popup che permette di cancellare la prenotazione (con l'opzione di inviare contestualmente una mail all'utente).
Sposta notizia: permette di spostare la prenotazione su un altro titolo.
Prendi in gestione: permette di prendere in gestione la prenoazione.

Una volta selezionate le prenotazioni che si ritiene di poter soddisfare (attraverso la casella di spunta a sinistra della prenotazione), è possibile cliccare sul pulsante Prendi in gestione sotto la tabella a destra.

Cliccando il pulsante le righe corrispondenti spariranno dalla tabella delle prenotazioni Pendenti e verrà visualizzato un messaggio di stato nella barra inferiore di Clavis, con riportato il numero di prenotazioni prese in gestione. Nel caso di prenotazioni visibili a più biblioteche contemporaneamente, la presa in gestione comporta la scomparsa della stessa dalla tabella riepilogativa delle prenotazioni pendenti di tutti gli altri operatori del sistema.

Mancata presa in gestione

Non necessariamente sarà possibile prendere in gestione tutte le prenotazioni selezionate. All'atto della presa in gestione vengono effettuati diversi controlli sulle possibilità di soddisfare la prenotazione, ad esempio viene controllato che l'utente non abbia superato il limite di prestiti consentiti, oppure se nel frattempo un altra biblioteca non abbia soddisfatto la stessa prenotazione.
Le prenotazioni che non è possibile prendere in gestione verranno segnalate tramite messaggio di stato e resteranno nell'area delle prenotazioni Pendenti fino al successivo caricamento della pagina.

Prenotazioni gestibili

La tabella delle prenotazioni Pendenti mostra una sola riga per titolo. In questo senso la colonna prenotazioni gestibili evidenzia la possibilità di soddisfare più prenotazioni in coda con il proprio materiale.

Nel caso, ad esempio, di una coda di 7 prenotazioni sul titolo, avendo disponibili in biblioteca 2 copie del titolo, nella colonna sarà riportata l'indicazione che è possibile gestire 2 prenotazioni.
Cliccando il numero si apre una finestra popup con la coda delle prenotazioni sul titolo, tra cui è possibile scegliere quella da soddisfare (nel caso non si desiderasse soddisfare la prima in coda) cliccando il pulsante prendi in gestione.

Allo stesso modo, senza aprire il popup, è possibile gestire la prima prenotazione in coda cliccando direttamente sull'azione prendi in gestione (o selezionando la riga e utilizzando il pulsante in fondo alla tabella). Nel caso d'esempio si può notare come, in presenza di una coda di richieste, la riga della prenotazione non scompaia dalla tabella delle Pendenti, ma si presenta di nuovo con le informazioni della prossima prenotazione in coda.
Dopo aver preso in gestione la prima prenotazione in coda, nella colonna pren. gestibili, a seconda del numero di esemplari a disposizione, potrebbe esserci scritto 1 se è possibile soddisfare anche la prenotazione successiva, oppure, come nell'esempio, prossima in coda che indica la presenza di altre prenotazioni sul titolo ma non ne permette la gestione, essendo già stata presa in gestione la prenotazione precedente con l'unico esemplare a disposizione.

Prese in gestione

Quest'area riepiloga le prenotazioni prese in gestione dall'operatore e permette di soddisfarle. La tabella delle prese in gestione è visibile esclusivamente all'operatore attuale per un periodo di 2 ore. Se le prenotazioni prese in gestione non venissero elaborate entro quel tempo, tornerebbero automaticamente tra le prenotazioni pendenti del sistema, permettendo così ad altri operatori di soddisfarle.

La tabella riepilogativa mostra le stesse informazioni della precedente, ad eccezione delle colonne pren. gestibili e es. disp./coda, sostituite dalle colonne:

  • esemplari locali che mostra le collocazioni/inventari degli esemplari utilizzabili per soddisfare la prenotazione
  • esemplari non locali che mostra il numero di esemplari potenzialmente utilizzabili per soddisfare la prenotazione attualmente presso altre biblioteche.
Modifica rapida

Cliccando una collocazione mostrata nella colonna esemplari locali, viene aperta una finestra popup che mostra l'esemplare in modalità modifica, per permetterne rapidamente il cambio di informazioni gestionali (es. cambiarne lo stato).

Processa

Per soddisfare la prenotazione è possibile selezionare la casella di spunta delle righe che si intende processare e quindi cliccare il pulsante processa nella parte superiore dell'area. In alternativa è possibile inserire (manualmente o tramite lettore ottico) il barcode (o il numero d'inventario) nell'apposito box in cima alla tabella barcode o numero di inventario dell'esemplare da prestare, quindi cliccare il pulsante processa.

Una prenotazione soddisfatta potrebbe trasformarsi:

  • in un pronto al prestito, se si tratta di una prenotazione per un utente della biblioteca attuale
  • in un interprestito in uscita, se si tratta di una prenotazione per un utente di un'altra biblioteca del sistema
  • in un prestito extra-sistema, se si tratta di una prenotazione effettuata per una biblioteca esterna al sistema

La funzione "scegli"

Questa funzione permette di gestire la possibilità di soddisfare una prenotazione con più esemplari contemporaneamente.

Nel caso sia possibile soddisfare la prenotazione con diversi esemplari e non sia stato inserito il barcode o numero di inventario esatto dell'esemplare da processare, è necessario utilizzare l'azione scegli, nella riga della prenotazione corrispondente. Si aprirà una finestra popup che permette di scegliere l'esatto esemplare che soddisferà la prenotazione, quindi cliccare il pulsante processa direttamente dal popup.

Poichè Clavis non permette la prenotazione sulla copia di più esemplari legati allo stesso titolo, la funzione scegli potrebbe essere utile anche per prestare più oggetti contestualmente ad una singola prenotazione (es. opera in 2 volumi, libro+cd, cofanetto di dvd, ecc).

Quindi, nel caso in cui ad una notizia siano stati legati 2 esemplari non prestabili separatamente (ad es. libro+cd), è sufficiente effettuare una prenotazione sul titolo e quindi utilizzare la funzione scegli per soddisfarla con entrambi gli esemplari.

Cessare la gestione

Nel caso in cui non sia possibile sodddisfare la prenotazione (ad es. non si trova il materiale a scaffale), è possibile cessarne la gestione riportandola nello stato di pendente, quindi, nel caso di prenotazioni su titolo, rendendola di nuovo visibile ad altri operatori del sistema.
Per farlo è sufficiente selezionare le righe della tabella e quindi premere il pulsante Cessa gestione nella parte inferiore destra della tabella.

Cessare la gestione

Se non si trova la copia è bene segnalarne lo smarrimento (anche solo temporaneo). È consigliabile, prima di cessare la gestione, effettuare le seguenti operazioni:

  • cliccare l'azione vedi in corrispondenza della prenotazione e decidere se è necessario modificarne i parametri. Nel caso di una pren. su esemplare sarebbe meglio trasformarla in una pren. su titolo. Oppure potrebbe essere utile cambiare il valore max distanza (per chi usa la circolazione a bacini)
  • cliccare sulla collocazione dell'esemplare per poterne cambiare i dati gestionali tramite la maschera di modifica veloce.

Azioni sulla prenotazione

Su una prenotazione è possibile effettuare diverse azioni sia dall'area “Pendenti” che dall'area “Prese in gestione”.

Vedi

Cliccando il pulsante Vedi prenotazione si apre una finestra popup che mostra i dettagli della prenotazione e lo storico delle modifiche (es. cambio dati, prese in gestione).

Nel caso di una prenotazione sull'esemplare, sono evidenziati anche i dati sulla collocazione,il numero di inventario e la biblioteca di gestione.

Cliccando sull'icona della matita è possibile modificare il rispettivo campo, ovvero per una prenotazione è possibile modificare:

  • la data di scadenza della prenotazione
  • la biblioteca di destinazione
  • il valore max distanza (se si utilizza la circolazione a bacini).
  • il campo note
  • nel caso sia impostata la circolazione a bacini è possibile modificare anche il campo max distanza. Per questo motivo viene riepilogato nello spazio sottostante disponibilità esemplari per bacini il numero di copie disponibili e totali rispetto ai bacini.

E' inoltre possibile trasformare una prenotazione su esemplare in prenotazione su titolo, cliccando il pulsante Conserva solo la prenotazione per notizia. Lo spostamento di una prenotazione da esemplare a notizia mantiene la priorità della prenotazione nella coda delle prenotazioni.

Modifica max distanza

Nel caso un sistema utilizzi il sistema di circolazione a bacini è utile fare attenzione alla modifica del valore max. distanza che, attualmente, comporta di fatto un riposizionamento nella coda delle prenotazioni per l'utente. A tutti gli effetti, modificare il valore max distanza, corrisponde a cancellare la prenotazione ed effettuarne una nuova.

Annulla

Cliccando il pulsante Annulla viene aperto un popup che permette di cancellare la prenotazione.

È possibile aggiungere una motivazione sull'annullamento che andrà ad aggiungersi alle note sulla stessa preceduta dalla dicitura Nota annullamento.
Spuntando la casella Spedici mail verrà inoltre inviata una mail di avviso all'utente (nel caso sia presente la mail per l'utente).

Sposta notizia

Permette di spostare la prenotazione su un'altra notizia. Nel caso di prenotazioni sulla copia, questa si trasforma in prenotazione su titolo.

Il popup si apre con la maschera di ricerca a catalogo, tramite la quale è possibile, a seguito di una ricerca, cliccare il pulsante lega per rendere effettivo lo spostamento della prenotazione su un altro titolo.

Scegli

Presente nella sola area delle Prese in gestione Vedi sopra: La funzione "scegli"

circulation/prenotazioni.txt · Ultima modifica: 10/03/2017 18:21 da marco